Equipo de oficina

Un equipo de oficina es todo lo que necesitas para que tu empresa prospere y se conecte con la modernidad. Pero es bueno diferenciar los muebles de los equipos, siempre recordando que los equipos son máquinas o dispositivos electrónicos que optimizan procesos dentro de la organización en cualquiera de las etapas del proceso administrativo.

Y no solo se trata de un equipo de oficina cualquiera, se trata de elegir uno con el mejor precio, calidad, durabilidad y sostenibilidad. Claro que también existe la posibilidad de que los equipos de oficina se tomen en alquiler, especialmente cuando las cargas administrativas son excesivas, requiriendo de equipos sofisticados y costosos que a pesar de la calidad, pueden perder su vida útil rápidamente.

En la oficina no pueden faltar equipos fundamentales en todos los escritorios. Si bien, la tecnología ha avanzado drásticamente, una computadora de escritorio para labores sencillas es lo único que se necesita, a menos que se desarrollen actividades de diseño, contabilidad, publicidad, etc., ya que en ese caso se requerirá de equipos con gran capacidad.

Si bien, las computadoras pueden tener muchas gigas de memoria, los archivos guardados en la nube o en el drive, permite que los colaboradores de la organización puedan desarrollar sus actividades desde cualquier equipo, especialmente cuando laboran desde la modalidad del teletrabajo.

Sin embargo, como se ha dicho, todo depende de la labor que se desarrolle y de la clase de empresa, que quizás requiera poner todos los dispositivos electrónicos en red para garantizar el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Así que adquirir esta clase de equipos de cómputo debe ser una tarea bien pensada, pues muchos de ellos necesitan constantes actualizaciones, lo que genera gastos bastante altos para la empresa. Por eso también es importante determinar si es posible contratar a una empresa que suministre equipos en alquiler y que de la misma manera, ofrezca mantenimiento y actualización constante, sin poner en riesgo la información de la empresa.

Adicionalmente, es importante contar con un backup de respaldo para que dicha información se conserve adecuadamente y a la que se pueda acceder fácilmente. Si bien la nube o drive puede agilizar ese proceso, los discos duros de gran capacidad son un respaldo efectivo.

El respaldo virtual es imprescindible, pero a pesar de los avances tecnológicos aún sigue siendo importante el uso de las impresoras, parte fundamental del equipo de oficina . Tanto las impresiones como las copias fieles de toda clase de documentos deben hacerse con precisión.

Al respecto, al igual que con las computadoras, las impresoras también pueden ser suministradas por empresas de logística, especialmente cuando el volumen de trabajo de estos equipos es excesivo y manejan importantes volúmenes de copias. Igualmente, las impresoras requieren actualizaciones y mantenimiento permanentes, así que está en manos de la organización o adquirir los equipos o alquilarlos a terceros.

No se puede descuidar a los clientes cuando se trata de ofrecer un servicio adecuado, por eso el equipo de oficina debe contar con teléfonos, diademas y el respaldo informático mediante la implementación del CRM.

Aunque la empresa sea pequeña, es necesario contar con todos los implementos para que la experiencia del cliente sea la mejor. En este aspecto muchas empresas prefieren evitar invertir, pero es aquí donde se pone a prueba a la organización, por eso no se deben escatimar costos a la hora de estar en constante comunicación con los clientes y satisfacerlos.

En el desarrollo organizacional se desarrollan encuentros entre los diferentes miembros de la organización, bien sean reuniones entre el gerente y los coordinadores de área o asambleas o encuentros con todos los miembros de la organización para socializar proyectos y orientar talleres o capacitaciones.

En esos casos, un video proyector siempre será fundamental, así como la amplificación necesaria para que el audio de los vídeos sea escuchado por todos los participantes. Adicionalmente, las pantallas para proyectar, que generalmente son fijas pero también existen algunas desplegables, dadas las condiciones locativas.

De igual forma, el registro de las actividades de la organización debe hacerse periódicamente. Por eso es necesario contar con una cámara de vídeo y tener un lugar para la respectiva conservación del material videográfico. La evidencia del trabajo, las reuniones y hasta los encuentros sociales y recreativos de la organización debe conservarse como parte de la historia de la misma.

Y hablando de cámaras, también es importante las que registran ingresos y salidas, movimientos permanentes del personal y de las afueras de la empresa, en este caso hablamos de las de seguridad, que normalmente son contratadas a empresas especializadas.

Como se ha visto, el equipo de oficina es bastante amplio. Ingresa a www.ofixpres.com.co y busca la asesoría garantizada para adquirir los equipos que la organización necesita.

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