Artículos de oficina

Los artículos de oficina adecuados y a la mano generan un buen ambiente laboral. Los empleados no descuidarán sus labores buscando materiales necesarios para desarrollarlas, pues si los tienen en los lugares indicados, se ahorra tiempo y se garantiza el cumplimiento de tareas y objetivos.

Dependiendo de las tareas específicas de cada uno de los colaboradores de la organización, se van a requerir ciertos artículos. Existen algunos de uso general, pero hay otros de usos específicos.

En un escritorio deben existir una serie de artículos de oficina infaltables. En la lista podemos encontrar como primera medida bolígrafos y lápices para tomar nota de llamadas, recados o solicitudes expresas de los jefes. Estas notas se toman especialmente en cuadernos o libretas que también deben estar a la mano sobre el escritorio.

Otros artículos de oficina necesarios son las tijeras, bisturí, grapadoras, ganchos legajadores, clips plastificados, cinta adhesiva, pegante, papel en resmas para impresión, organizadores de documentos de uso permanente, entre otros.

Desde luego que también deben estar sobre el escritorio el teclado, ratón y monitor de la computadora. Incluso, deberían contar con una lámpara, siempre y cuando las condiciones de luz de la oficina no sean las mejores.

En general, en una organización la producción de documentos es permanente. Éstos guardan la historia de la empresa y por consiguiente deben tratarse con los cuidados necesarios. Para garantizar la conservación de los documentos existen varios artículos de oficina .

Para empezar, se deben tener papeles de calidad para impresión. En la actualidad existen papeles ecológicos con alta resistencia hechos del bagazo de la caña de azúcar o  de otras fibras que resultan de procesos de reciclaje de residuos de otros papeles. Se recomiendan papeles libres de lignina y ácido.

De igual manera, se requiere de carpetas para guardar los documentos, bien sea de cartón o plásticas. En ambos casos, existen de varios tamaños según el papel empleado en la producción de los documentos. Estas carpetas deben contar con rótulos para su respectiva catalogación y almacenamiento.

No se deben olvidar los ganchos legajadores, preferiblemente plásticos, pues las normas de conservación de archivos recomiendan su uso, ya que los metálicos se oxidan y pueden alterar los documentos.

Desde luego, debe existir un mueble donde se vayan guardando en orden cada una de las carpetas. Para tal fin hay archivadores de todos los tamaños, de acuerdo con las necesidades de la organización. Hay estanterías metálicas con los requerimientos específicos para la conservación documental, también los hay en madera. Todo depende de las condiciones de lugar donde se conservarán los archivos.

En este aspecto se destacan los escritorios para computadora, las sillas de oficina, bibliotecas, mesas y repisas. Los escritorios y sillas deben ser ergonómicos para el cuidado de la salud de los colaboradores de la organización. En cuanto a los demás muebles, todo depende de las necesidades de la empresa. Existen diseños en madera, metal, livianos y, por consiguientes, fáciles de ubicar.

En cuanto a escritorios y sillas, antes de cualquier mirada estética, deben ser funcionales. Sin embargo, en la actualidad existen diseños muy atractivos que se le suman a la comodidad. De igual forma, el diseño se ha convertido en el valor agregado de todo el mobiliario de las oficinas, generando ambientes agradables y amigables.

Estos artículos de oficina son fundamentales, de ellos depende que la organización funcione adecuadamente. Las marcas, tamaños, capacidad, etc., de las computadoras dependerán de lo que la empresa requiere y, desde luego, de las funciones que desempeñen los empleados.

Las impresoras deben ser ágiles, fáciles de operar. En el mercado existe una amplia gama de equipos con la garantía de lograr impresiones perfectas, con tintas que no se disuelven en casos de presentarse humedad en los lugares de archivo. Por esto también es importante todo lo relacionado con los cartuchos de tinta, en estos artículos se puede gastar mucho dinero, por eso existen opciones de impresión y tintas seguras, económicas y amigables con el medio ambiente.

La lista de artículos de oficina es bastante amplia y no pueden faltar otros elementos que se utilizan con alguna frecuencia, como los tableros, marcadores borrables, borradores, señaladores, reglas, calculadoras, cajas de cartón para guardar documentos, etc.

Al respecto, aunque hay elementos de rápido consumo, es necesario pensar en que la calidad de  éstos sea la mejor. De igual manera, también es importante verificar la durabilidad de muchos de los artículos con el fin de garantizar, además de ahorro, que los empleados desarrollen sus actividades diarias reduciendo errores y maximizando la comodidad y la productividad.

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